یک خبر خوب: مجموعه پارس اینترفیس مدیریت تمام پروژههای خود را رسماً به ابزار نوشن (Notion) منتقل کرد. ما ابتدا این سیستم را روی چند پروژه آزمایشی پیاده کردیم. وقتی بازخوردهای فوقالعادهای از تیم و مشتریان گرفتیم، تصمیم گرفتیم ساختار و تجربه خود را با شما هم به اشتراک بگذاریم.
پیش از آمدن نوشن، دستبهگریبان دهها فایل اکسل و صفحهگسترده بودیم. مدیریت آنها طاقتفرسا بود و وقت زیادی برای پیدا کردن یک فایل ساده هدر میرفت. اما نوشن همه چیز را در یک فضای یکپارچه و زیبا جمع کرده است؛ فضایی که دسترسی به اطلاعات در آن فوقالعاده راحت است.
فهرست مطالب
پنج مزیت برجسته استفاده از Notion
- ارتباط شفافتر: ما برای گفتگوهای روزمره همچنان از اسلک استفاده میکنیم، اما نوشن بهترین ابزار برای ثبت منظم و کارآمد جزئیات است. حالا اگر همکاری یک هفته به مرخصی برود، پس از بازگشت بهراحتی از همان نقطهای که کار رها شده بود، مسیر را ادامه میدهد.
- الگوها و قالبهای آماده: ما هم مانند هر شرکت دیگری از مستندات پرکاربرد استفاده میکنیم؛ چیزهایی مثل دستور جلسه معارفه، برنامهریزی کاری یا فاکتورها. اکنون تمام این الگوها در نوشن آماده شدهاند و با یک کلیک ساده، کپی و به پروژه جدید متصل میشوند.
- فضاهای کاری اختصاصی: هر تیم در نوشن یک فضای اختصاصی دارد. آنها مستندات راهنمای کار، فرآیندهای آموزشی و هر ابزاری را که برای نقش خود نیاز دارند، در این بخش ذخیره میکنند.
- نمایش بصری دادهها: انعطافپذیری نوشن ساخت چکلیستها و مستندسازی فرآیندها را بسیار ساده کرده است. به عنوان مثال، ما یک نوار پیشرفت طراحی کردهایم که وضعیت پروژه را به صورت بصری و دقیق نشان میدهد.
- مدیریت یکپارچه مخاطبان: به جای نگهداری چندین فایل اکسل پراکنده برای انواع مشتریان، حالا همه اطلاعات در یک پایگاهداده واحد قرار دارد و فقط نمای نمایش آنها متناسب با نیاز ما تغییر میکند.
نحوه پیادهسازی Notion در پارس اینترفیس
1. پرتال مشتریان
نوشن فرآیند جذب و معرفی پروژه به مشتری را در پارس اینترفیس زیرورو کرده است. پیش از این، همه چیز را با فایلهای اکسل مشترک و تماسهای تصویری طولانی به مشتری معرفی میکردیم. اما حالا برای هر مشتری یک پرتال اختصاصی در نوشن میسازیم.
این پرتال شامل تفکیک مراحل پروژه، دسترسی سریع به منابع، یادداشت جلسات و تقویم زمانبندی تغییرات است. پیادهسازی این سیستم، ایمیلهای رفتوبرگشتی بینهایت را کلاً حذف کرده است.
2. تخته وظایف و زمانبندیها
ما در تمام فضای کاری نوشن از پایگاههای داده رابطهای استفاده میکنیم تا کارها خودکار پیش بروند و فشار روی تیم کم شود. تخته وظایف یکی از محبوبترین بخشهای ماست. هر تسک به یک پروژه، مشتری و عضو تیم وصل میشود؛ بنابراین با هر فیلتری میتوانید نمایی کاملاً شفاف داشته باشید.
همچنین تمام مراحل پروژه را هم برای اعضای تیم و هم برای مشتری به صورت زمانبندی تصویری ترسیم کردهایم تا محیطی کاملاً شفاف بسازیم. البته نوشن هنوز از زمانبندیهای وابسته (Dependent Timeline) پشتیبانی نمیکند، به همین دلیل فعلاً بهروزرسانی این بخش را دستی انجام میدهیم.
3. دشبوردهای پروژه
ما در دشبورد اصلی، مثل پرتال مشتریان از الگوهای آماده استفاده میکنیم تا اطلاعات کلیدی هر مرحله از پروژه را نگه داریم. یکی از ویژگیهای بسیار کاربردی نوشن، بلاکهای همگامسازیشده (Sync blocks) است. این ابزار باعث یکپارچگی دشبوردهای داخلی ما با دشبورد مشتریان میشود.
با این قابلیت دیگر نیازی به بهروزرسانی دستی نیست و تغییرات به طور همزمان در همه فضاها منعکس میشوند. نوار پیشرفت هم با یک فرمول ساده کار میکند: تعداد تسکهای انجامشده را بر کل تسکها تقسیم میکند و حاصل را به شکل یک نوار بصری نشان میدهد. ما از این نوار در نمای کلی دشبورد استفاده میکنیم تا پیشرفت تمام پروژههای شرکت را در یک نگاه ببینیم.
4. پایگاهدادهها
تجمیع تمام پایگاههای داده در یک مکان مشخص، نظم فوقالعادهای به شرکت داده است. حالا اعضای تیم میتوانند ظرف چند ثانیه به هر اطلاعاتی که نیاز دارند دسترسی پیدا کنند. برخی از پایگاههای داده ما در نوشن شامل موارد زیر است:
- لیست تمام مشتریان
- تخته وظایف توسعه و طراحی بخش پشتیبانی (SiteCare)، جدا از پروژههای جاری
- برنامهریزی و تقویم کاری استودیو
- خلاصه رزروهای هفتگی
- فرصتهای شغلی و لیست درخواستها
- فاکتورهای در جریان
- صفحات اختصاصی تیمها برای ذخیره دانش سازمانی
- بخش آرشیو برای نگهداری سوابق قدیمی قبل از انتقال به نوشن
نتیجهگیری
نوشن ابزاری قدرتمند و انعطافپذیر است که فرآیند مدیریت پروژه و ارتباط با مشتریان را در پارس اینترفیس کاملاً دگرگون ساخت. ما همزمان با رشد شرکت، بخشهای بیشتری از بدنه پارس اینترفیس را به این فضای ابری منتقل خواهیم کرد. اگر به دنبال نظم و شفافیت بیشتر در پروژههایتان هستید، پیشنهاد میکنیم همین امروز کار با نوشن را آغاز کنید.
پرسشهای متداول
آیا Notion جایگزین Trello میشود؟
بله، Notion انعطافپذیری بیشتری نسبت به Trello دارد و میتواند هم به عنوان تخته وظایف و هم به عنوان پایگاهداده، ویکی تیمی و سیستم مدیریت پروژه عمل کند. بسیاری از تیمها از Trello به Notion مهاجرت میکنند.
چگونه یک دشبورد پروژه در Notion ایجاد کنیم؟
از الگوهای صفحه استفاده کنید. یک صفحه جدید با قالب «دشبورد پروژه» ایجاد کنید، سپس بخشهایی برای وظایف، زمانبندی، یادداشتها و پیشرفت اضافه کنید. میتوانید از پایگاهدادههای رابطهای و sync blocks برای اتصال به سایر فضاها استفاده کنید.
آیا Notion رایگان است؟
Notion یک طرح رایگان دارد با محدودیتهایی در تعداد بلوک و مهمان. برای تیمهای بزرگتر، طرحهای پولی با امکانات بیشتر مانند نسخهبرداری نامحدود و دسترسی آفلاین ارائه میدهد.
چگونه پیشرفت پروژه را در Notion نمایش دهیم؟
میتوانید از یک فرمول در پایگاهداده استفاده کنید: (تعداد وظایف تکمیل شده / تعداد کل وظایف) * 100. سپس خروجی را با یک نوار پیشرفت بصری (با استفاده از ویژگی Rollup یا Formula) نمایش دهید.
آیا Notion برای مدیریت پروژههای تیمی مناسب است؟
بله، Notion با قابلیتهایی مانند پایگاهدادههای رابطهای، فضاهای تیمی، پرتال مشتریان و نمای زمانبندی، یک ابزار قدرتمند برای مدیریت پروژههای تیمی است. بسیاری از آژانسها مانند پارس اینترفیس از آن استفاده میکنند.
